什么是软电话？概述、定义及如何获取

什么是软电话？

软电话是一种安装在个人电脑或移动设备上的软件程序，用于通过 VOIP 进行语音通话，而不是使用电话听筒。

一旦软电话应用程序下载并安装在您的智能手机或台式机上，屏幕上会出现一个拨号盘，看起来就像普通有线电话的拨号盘一样。商务用户可以在任何有互联网连接的地方拨打电话，从而提高室内和远程员工的流动性和生产力。

软电话如何工作？

软电话的运行方式与普通智能手机类似。启动程序后，使用虚拟拨号盘拨打手机号码。您也可以从手机或电脑的联系人列表中选择某人，然后等待连接。

VoIP 电话系统通过互联网将语音数据传输给接收者。它们使用编解码器，这是一种软件程序，可以将声音数据分成块并将其转换为二进制代码。此代码从一台计算机移动到另一台计算机，并在接收者端被“解密”。

以下是通过互联网进行电话呼叫的先决条件

VoIP 耳机
台式机、个人电脑和手机
互联网连接
Skype、RingCentral 等 VoIP 服务

软电话应用程序不限于个人电脑。硬件要求各不相同，但所有这些都要求能够访问互联网。

如何使用软电话？

以下是帮助您学习如何使用软电话的重要步骤

步骤 1）下载软电话软件

首先，从您的商务电脑或移动设备下载并安装 VoIP 应用程序。完成设置程序并配置设备设置后，该应用程序将在几分钟内准备就绪。

步骤 2）确保您的互联网稳定

不稳定的互联网连接（DSL 或电缆服务）可能会让您在拨打或接听 VoIP 电话时感到沮丧。因此，您需要确保连接到稳定的互联网，以防止您遇到不连贯或掉线的情况。

您可以更改路由器的服务质量，优先处理语音数据包而不是不太重要的定时数据。大多数 VoIP 软电话提供商都可以为您虚拟完成此操作。

步骤 3）完成所有技术要求

还有一些您必须满足的技术要求。

至少一种编解码器应在两端通用
软电话仅与其他使用类似 VoIP 协议的设备交互
软电话不仅可以在台式机和智能手机上运行，还可以在各种平台上运行。

软电话软件提供了相对简单的用户体验。它允许快速转接电话、保持通话以及管理语音邮件。

软电话的功能

以下是软电话的重要功能

共享联系人列表：这些列表与您的同事共享您的联系人或加入企业联系人数据库。
设备更少：软电话比传统台式电话需要更少的硬件。
无专用线路：无专用线路为您的公司节省了大量成本。
联系人目录：您应该能够在软电话上看到联系人列表。
分机拨号：公司软电话可作为台式电话使用，因此应能够通过分机拨号与同事连接，特别是用于电话会议。
卓越的通话质量：通过更高的带宽优先级和增强的路由器技术，无法理解的语音和音频延迟不再是问题，您可以享受卓越的通话质量。
即时消息：您可以通过软电话使用即时聊天来更快地协调并迅速回答问题，同时显著减少需要随时在线的情况。
视频通话：视频通话使您能够与您的团队互动。为了提高协作性，团队成员可以使用虚拟白板、屏幕共享、远程屏幕控制等工具。
通话保持和来电显示：当座席在与他人通话时接到传入呼叫时，呼叫等待功能会提醒他们。
音量控制和静音：当您不在方便的地方接听电话时，软电话很有用。您可以静音和调整音量。
三方会议：使用软电话时，您可以与另外两个联系人进行三方会议电话。

如何设置软电话？

设置公司的有线电话网络可能是一项耗时且过于棘手的任务。您可能会发现安装很复杂，并且需要专家才能进入您的工作场所。它可能会在漫长而混乱的安装过程中阻止您的团队通话。

但是，使用软电话系统时您将获得顺畅的体验，因为在您的团队的电话或 PC 上进行设置可以在几分钟内完成。

以下是设置软电话的步骤

步骤 1）遵循 IT 团队的设置说明，然后下载软电话提供商文件。

步骤 2）通过选择文件图标开始安装过程。

步骤 3）通过双击软电话图标激活程序。

设置您的软电话及其相关功能听起来可能很棘手，但经过三个简单的步骤，您将能够提供一流的用户体验。

软电话的重要特性

以下是软电话的一些重要特性

状态：软电话显示团队成员是否离线、在线、开会或忙碌。您可以在知道他们的可用时间后致电他们，或转到更合适的频道，例如即时通讯。
便携性：远程员工、公司内部员工和经常出差的旅客可以随身携带他们的公司手机。员工不必留在工作站来接听电话。他们可以从任何地方拨打和接听电话，就像坐在办公桌前一样。
隐私：如果您想保护您的个人信息，您可以使用软电话软件从您的智能手机回复工作电话，但保持您的个人信息和联系人分开。使用软电话，您的整个组织通过私有连接进行通信。
效率：软电话可以通过用户界面 (UI) 帮助您使用多种功能，包括可视化语音邮件、拖放通话切换、来电通知以及语音邮件到电子邮件设置。
连接性：能够随身携带您的软电话是巨大的优势。您可以在新 PC 上安装您的应用程序，并将其包含在多个移动设备上。其中最棒的是，您无需担心迁移和更换设备的成本。

软电话的优点和缺点

以下是使用软电话的优点/好处

可以从任何地方拨打或接听电话
员工可以隐藏电话号码和个人信息
提供其他功能，如语音到电子邮件通话
您可以将其下载到多个设备
它显示团队的可用性以及致电他们是否是最有效率的方式

以下是使用软电话的缺点/坏处

您的互联网连接质量会影响拨打和接听电话。
根据您的 VoIP 提供商，您可能会产生额外的初始成本。
掌握软电话的工作原理可能需要很多时间。

软电话与台式电话

您可能不确定是选择传统电话还是软电话。以下是帮助您选择的比较

传统电话

高昂的初始成本：传统电话需要昂贵的话机、建立电话线的费用，以及可能需要重新布线以适应系统。这些初始费用不包括您随着时间的推移维护或更换它们所需的金额。
有限的基础功能和功能：传统固定电话只能处理音频通话，需要升级才能进行电话会议。
统一通信：为所有员工提供统一的电话系统是有益的。
提供有限的呼叫者信息，因为您只能看到基本的来电显示。

软电话

低廉的初始成本：软电话只需要为所有用户配备耳机，并且免费提供会议和视频功能。此外，您无需购买额外的软件，因为软电话与现有的 CRM 兼容。
广泛的基础功能：软电话仍然包括在关键通话中共享即时消息、快速安排电话会议以及语音邮件到电子邮件的可能性，这些提供了传统电话无法比拟的全新连接领域。
远程功能：如果您有远程工作的员工，软电话可能会很有帮助。您的团队可以通过手机激活呼叫转移，从全球任何地方访问软电话应用程序，并只需按一下按钮即可修改设置。通过从任何地方致电的能力，即使是远程团队成员也可以参加电话会议。
提供有用信息：它提供关于呼叫者的重要信息，包括先前通话的数据。

VoIP 与软电话有何区别？

以下是 VoIP 和软电话之间的一些主要区别

VoIP 允许物理 IP 电话运行并连接到网络。
软电话是一种软件程序，它通过您的智能手机、手持设备或个人电脑提供传统的电话体验。
一个物理 VoIP 电话插入以太网端口并需要物理听筒。
软电话使用成本低廉，任何团队成员都可以访问它们，无需亲临现场。

如何为您的企业选择合适的软电话提供商

以下是在为您的企业选择合适的软电话提供商时要记住的重要事项

集成移动应用程序：软电话应基于集成、用户友好的软电话程序。它应包含通信渠道，如电话、视频会议和即时消息。它将使您能够与同事保持联系。
足够的电话线路：确定您的公司将需要多少电话线路，并确保您选择的软电话供应商能够提供该数量的线路。
确定适应性：软电话应能够提供个性化的联系信息并适应其工作所在的业务文化。适应性包括能够在压力和高峰时段运行。
操作系统兼容性：并非所有软电话都与每个操作系统 (OS) 兼容，您必须选择与当前操作系统兼容的软电话。（Windows、macOS、iOS 和 Android。
VoIP 协议兼容性：检查您的软电话是否使用与您首选的 VoIP 服务相同的协议。协议决定了数据如何在任何网络上传输和移动。因此，验证新软电话是否符合 VoIP 标准至关重要。
24/7 故障排除：您还应确保您首选的供应商提供充足的技术支持。您希望有人能在任何时候为您提供指导。
安全性：调查每个供应商使用的安全措施至关重要。即使存在攻击，安全威胁也不会比下载管理器、即时消息或 Internet 浏览器更大。某些软电话容易受到黑客攻击。忽略软电话的安全机制可能会导致日后出现问题。找出软电话供应商实施了哪些安全措施。结果可能是您的敏感数据受到重大暴露，导致巨额损失。
定价结构和付款选项：软电话价格便宜。每个供应商都提供不同的定价计划和付款选项。研究和评估不同供应商的费率及其服务和功能。您应考虑连接数量的定价级别以及公司使用的分钟数是否有上限。您应该在合同中要求试用期，并检查服务是否符合您的期望。
本地和国际覆盖：为了与您的客户保持联系，从单一服务供应商那里获得一个地点的电话号码和软电话是有益的。这可以帮助节省在两个独立供应商和系统上花费的时间和金钱。

摘要

软电话系统是一个软件程序，它在个人电脑、平板电脑或智能手机上像传统电话一样工作。
它提供集成功能，如即时消息、来电显示、电话会议和共享联系人列表。
企业可能更喜欢软电话而不是台式电话，以便远程工作人员可以减少初始设置成本。
您应该选择提供试用期的软电话软件供应商。