MS Access 教程

重要术语和基本对象

现在，在这个 Microsoft Access 教程中，我们将学习 MS Access 中的一些重要术语和基本对象。

数据库文件

它是一个存储整个数据库的文件。数据库文件保存在您的硬盘或其他存储设备上。

数据类型

数据类型是每个字段的属性。每个字段都有一个数据类型，如文本、数字、日期等。

表

• 表是一个以行和列格式存储数据的对象。
• 表通常与数据库文件中的其他表相关联。
• 每一列必须有唯一的名称
• 我们也可以在表中定义主键。

查询

• 查询通过根据搜索条件选择、排序和筛选数据来回答问题。
• 查询根据您提供的条件（限制）显示数据的选择。
• 查询可以从一个或多个相关的表和其他查询中提取数据。
• 查询的类型可以是 SELECT、INSERT、UPDATE、DELETE。

窗体

• 窗体是数据库对象，可用于为数据库应用程序创建用户界面。
• 窗体帮助您显示来自表的实时数据。它主要用于简化数据输入或编辑的过程。

报表

• 报表是桌面数据库中的一个对象，主要用于格式化、计算、打印和汇总所选数据。
• 您甚至可以自定义报表的外观和感觉。

宏

宏是小型的计算机编程结构。它们允许您在窗体中设置命令和流程，例如搜索、移动到另一条记录或运行公式。

模块

模块是您可以使用 Visual Basic for Applications (VBA) 编写的过程（函数）。

Microsoft Access 数据类型

MS Access 常用数据类型如下

数据类型	描述	大小
短文本	文本，包括不需要计算的数字（例如，手机号码）。	最多255个字符。
长文本	此数据类型用于冗长的文本或字母数字数据。	最多63,999个字符。
数字	用于存储数学计算的数字数据类型。	1、2、4、8 和 16 字节。
日期/时间	存储从100年到9999年的日期/时间。	8 字节。
货币	它允许您存储货币值和带有一到四位小数的数字数据。	8 字节。
自动编号	分配一个唯一的数字或由 Microsoft Access 在创建任何新记录时分配。通常用作主键。	四个字节（如果设置为复制ID，则为16字节）。
是/否	它只存储逻辑值“是”和“否”。	1 位
附件	它存储文件，例如数码照片。每条记录可以附加多个文件。	最多可存储2GB数据。
OLE 对象	OLE 对象可以存储音频、视频和其他二进制大对象。	最多可存储2GB数据。
超链接	存储文本或文本与数字的组合。该文本用作超链接地址。	超链接数据类型的每个部分允许您最多存储2048个字符。
计算	帮助您创建一个使用一个或多个字段数据的表达式。	您可以创建一个使用一个或多个字段数据的表达式。

Access 与 Excel 的区别

Microsoft Access 和 Excel 非常相似，但又非常不同。以下是两者之间的一些重要区别点：

Access	Excel
处理文本、数字、文件和各种数据	Microsoft Excel 通常处理数值数据
所有数据一次性存储在一个地方。	许多工作表或文档存储着相似、重复的数据。
帮助您构建功能强大的数据输入窗体和报表模板。	只提供主要的数据输入屏幕。
用户将能够更高效、更准确地输入数据。	由于格式原因，数据准确性和速度不是很高。

另请查看：Microsoft Excel 初学者教程：7天学会MS Excel

MS Access 的优点

现在，在本 MS Access 教程中，我们将学习使用 MS Access 应用程序的优点/好处。

• Access 在几分钟内提供一个功能齐全的关系数据库管理系统。
• 易于将来自多个来源的数据导入 Access
• 您可以根据个人和公司需求轻松自定义 Access
• Microsoft Access Online 与许多在 Windows 操作系统上运行的开发语言兼容良好
• 它功能强大且灵活，可以执行任何具有挑战性的办公室或工业数据库任务。
• MS-Access 允许您链接到数据在其现有位置，并将其用于查看、更新、查询和报告。
• 允许您创建表、查询、窗体和报表，并借助宏进行连接
• Access 中的宏是一种简单的编程结构，您可以使用它来为您的数据库添加功能。
• Microsoft Access Online 可以在存储在不同平台上的各种数据集之间执行异构连接。

MS Access 的缺点

以下是使用 MS Access 的缺点

• Microsoft Access 数据库适用于中小型企业。但是，它不适用于大型组织。
• 与像 MS SQL Server 或 Oracle 这样的 DBMS 系统相比，缺乏健壮性。
• 您数据库中的所有信息都保存在一个文件中。这可能会减慢报表、查询和窗体的速度。
• 技术限制是 255 个并发用户。然而，实际限制只有 10 到 80 个（取决于您使用的应用程序类型）。
• 与其他微软程序相比，它需要更多的学习和培训。

如何启动 Microsoft Access

注意：我们假设您已安装最新的 Microsoft Access，该版本与 Microsoft Office 365 软件包捆绑。

有两种方法可以启动 MS Access。

1. 从 Windows 的“开始”按钮。
2. 从桌面，右键 > “新建”选项。

现在，在这个 Microsoft Access 教程中，让我们看看如何使用这两种方式启动 MS Access。

选项 1) 从 Windows 的“开始”按钮。

步骤 1) 点击“Windows”图标。您将看到已安装程序的列表。

步骤 2) 找到 Access 图标。检查并点击 Access 图标。

步骤 3) 检查窗口。MS Access 应用程序窗口将会出现。

步骤 4) 按下 ‘Esc’ 键。

结果：这将打开 MS Access 窗口应用程序。

选项 2) 从桌面，“新建”选项。

步骤 1) 在桌面上右键单击并点击“新建”

步骤 2) 点击“Microsoft Access 数据库选项”

步骤 3) 下面的 MS Access 应用程序窗口将会出现

步骤 4) 按下 ‘Esc’

结果：这将打开 MS Access 窗口应用程序

如何创建数据库

在我们创建数据库之前，让我们快速了解一下数据库的整体概念，特别是关于 MS Access。

让我们从几个现实生活中的 Microsoft Access 数据库示例开始。

• 我们有书柜，里面放着书，
• 我们有 i-pods，里面有音乐收藏，例子数不胜数。

同样，MS Access 数据库就像是您在 MS Access 中所有表、查询、窗体、报表等的家，它们是相互关联的。

技术上，数据库以组织良好的方式存储数据，以便于访问和检索。

在 SQL Access 中创建数据库有两种方法

1. 从模板创建数据库
2. 创建一个空白数据库

让我们详细了解每一种方法

从模板创建数据库

• 在很多情况下，我们需要从现成的数据库模板开始，以满足给定的要求。
• MS Access 提供了许多即用型模板，用于这类数据库需求，其中数据结构已经定义好。
• 您可以根据我们的要求继续自定义模板结构。
• MS Access 数据库示例包括联系人、学生、时间跟踪等。

从模板创建数据库的步骤

步骤 1) 在 MS Access 应用程序打开的情况下，点击文件。

结果：下面的窗口将会出现。所有的数据库模板都显示在下面。

步骤 2) 我们可以通过点击来选择任何模板。点击联系人模板以供进一步参考。

步骤 3) 文件名框将出现，并带有默认文件名。

步骤 4) 输入新的名称。

步骤 5) 点击“创建”。

结果：Guru99_Contact 数据库已创建，下面的窗口将会出现。

步骤 6) 您可以从左侧导航窗格中单击任何对象，并打开该对象以进行进一步参考和工作。

例如，点击“联系人详情”窗体将打开如下所示的“联系人详情”窗体。

创建一个空白数据库

步骤 1) 在 MS Access 应用程序打开的情况下，点击文件 > 新建

步骤 2) 点击“空白数据库”。

步骤 3) 文件名框将出现，并带有默认文件名。

步骤 4) 输入新名称。

步骤 5) 点击“创建”。

结果：Guru99 数据库已创建，下面的窗口将会出现。

如何创建表

本 Microsoft Access 教程中，在数据库中存储数据的第一步是创建一个表，数据将驻留在该表中。创建表后，我们可以继续在表中插入行。

在 MS Access 中创建数据库有两种方法

1. 从设计视图创建表
2. 从数据表视图创建表

创建表 – 数据表视图

步骤 1) 首先点击创建选项卡。然后从表组中，点击表。

步骤 2) 系统将显示以“Table1”名称创建的默认表。

步骤 3) 要重命名列，双击列标题并输入新的列名。

请注意，Course_ID 的数据类型是“自动编号”。因此，这也是表的唯一键。

步骤 4) 您可以通过点击“添加与删除”组中的任何类别来添加列。或者，您也可以通过点击“点击添加”来添加列。

例如，点击“添加与删除”组中的“短文本”。

步骤 5) 列将被添加，默认名称为“Field1”。

步骤 6) 点击标题并重命名为“COURSE_NAME”。

步骤 7) 按下“Ctrl + S”并输入新表名以保存表。

步骤 8) 您也可以通过点击“名称和标题”为任何列保存新的名称、标题和简短描述。点击它

步骤 9) 对话框将出现。添加以下内容并点击“确定”

• “名称”– 这是列的实际名称。
• “标题”– 这是列的用户视图名称。
• “描述”– 这是列名的简短描述。

结果：名称、标题和描述现在存在。

创建表 – 设计视图

步骤 1) 首先点击创建选项卡。然后从表组中点击表。

步骤 2) 表格对话框出现。为每个字段输入字段名称、数据类型和描述。

步骤 3) 要将 Course_ID 添加为主键，请选中它并点击“主键”。Course_Id 前面将出现一个钥匙图标，如下所示

步骤 4) 按下 'Ctrl+S'。输入表名并点击确定。

结果

如何在数据表视图和设计视图之间切换

现在，在本 MS Access 教程中，我们将学习如何在数据表视图和设计视图之间切换。

要在数据表视图（电子表格视图）和设计视图之间切换视图，请单击 Access 功能区左上角的“视图”按钮（显示在主页/帮助/设计选项卡中）。然后单击您需要显示的视图。

例如：假设您想将新创建的表“Course_strength”从“设计视图”切换到“数据表”视图。

步骤 1) 点击数据表视图

结果

MS Access - 添加数据

• 您已经创建了 Course 和 Course_Strength 表。
• 添加数据有两种方式。一种是数据表视图，另一种是通过窗体。在本节中，我们将学习从数据表视图添加数据。
• 无需手动保存数据。一旦您点击其他行，Access 会自动保存数据。
• 添加数据时唯一需要注意的是，您应该输入正确的数据类型，即如果列被定义为数字，我们只能添加数字而不能添加文本。

让我们通过打开您之前创建的 Access 数据库来向您的表中添加一些数据。

步骤 1) 选择“Course”表

步骤 2) 在功能区中选择数据表视图选项，并通过在其中输入值来添加一些数据。更新的数据将自动保存。

现在假设您想删除课程名称为“My SQL”的第4行。

步骤 3) 点击最左侧的列选择该行，然后右键单击该行。将出现带有“删除记录”选项的菜单。

步骤 4) 将出现一个弹出窗口，以确认删除记录。点击“确定”

结果

视图总结

数据表视图

在视图中显示，允许您将原始数据输入到数据库表中。

设计视图

显示该视图，允许您在数据库表中输入字段、数据类型和描述。

MS Access 中的窗体

• 窗体是数据库对象，可用于为数据库应用程序创建用户界面。
• 主要用于简化数据输入或编辑的过程。
• 窗体中的数据可以从一个或多个表中选择。
• 窗体也可以用来控制对数据的访问，比如哪些字段或数据行对哪些用户可见。
• 窗体有窗体视图。
• 帮助您显示实时数据，并轻松创建新数据。

为了理解窗体，让我们首先在联系人表中创建两条新记录（来自之前讨论的预建联系人数据库 这里）

步骤 1) 从左侧导航中选择“Contact”表。

步骤 2) 通过在两行中输入一些相关数据来创建两行。

创建窗体，然后我们将看到如何利用窗体来方便地显示、编辑和创建新数据。

如何创建窗体

创建窗体主要有四种方法，如下所述

• 窗体向导
• 窗体
• 多项
• 拆分窗体

让我们逐一看看创建窗体的每个选项

1. 使用窗体向导创建

此选项允许用户使用向导创建窗体，并从旧式选择窗口格式的可用列列表中选择列。

步骤 1) 点击“窗体向导”。

步骤 2) 系统将显示以下屏幕。

步骤 3) 选择您希望出现在最终窗体中的列。

结果：ID 已被选中

步骤 4) 按照上面第3步的说明继续选择所有必需的列，然后点击“下一步”。

步骤 5) 布局选择框将出现，允许用户选择不同类型的窗体布局。点击“下一步”。

步骤 6) 输入窗体名称为“Contact_Form”并点击“完成”。

结果：Contact_Form 现已存在，其中显示了在第 4 步中已选列列表中的所有列。

2. 使用窗体创建

这是创建窗体最简单的方法，它将

• 默认情况下，在“窗体视图”中填充所选表中的所有列，
• 用户可以手动删除不需要的列

步骤 1) 选择我们想要创建窗体的表，然后点击“窗体”。

步骤 2) 下面的窗口将会出现。

步骤 3) 在我们不希望成为最终窗体一部分的任何单元格上右键单击，然后点击“删除”。

结果：“传真号码”字段现在不存在了。

步骤 4) 按下“Ctrl+S”并输入新的窗体名称为“Contact_Form2”。点击“确定”。

结果：在“窗体”部分下，存在一个名为“Contact_Form2”的新窗体。

3. 通过“多项”创建窗体

这是另一种类型，其中所有已创建的记录都将在窗体中显示，并提供添加新记录的选项。

步骤 1) 在“创建”选项卡中，点击“更多窗体”，然后选择“多项”。

结果：下面将出现多行窗口

步骤 2) 按下“Ctrl+S”。输入新的窗体名称并点击“确定”。

结果：在“窗体”部分下存在一个名为“Contact_Form_Multiple_Item”的新窗体。

4. 通过“拆分窗体”创建窗体

这是一种简单窗体和拆分窗体的混合体，它在一个拆分窗口中提供了窗体和数据表的视图。

无论用户在窗体中输入什么内容，都会立即在数据表视图中直接显示，反之亦然。

步骤 1) 在“创建”选项卡中，点击“更多窗体”并选择“拆分窗体”。

结果：下面的窗口将与窗体和数据表一起出现。

步骤 2) 按下“Ctrl+S”并输入新的窗体名称。点击“确定”。

结果：在“窗体”部分下存在一个名为“Contact_Form_Split”的新窗体。

通过窗体编辑现有记录

• 窗体的一个功能是我们可以直接从窗体编辑值和数据。
• 它更加用户友好，因为与表中的行格式相比，窗体对所选字段有更好的可见性，用户可以直接进行更新。
• 从窗体更新的这些值也将立即反映在原始表中。

让我们看看如何从窗体编辑值

步骤 1) 点击“Contact_Form”

步骤 2) 更新“Contact_Form”值上的一些值

步骤 3) 双击“联系人”表。

结果：更新后的值存在于原始表记录中。

向窗体添加记录

• 窗体还提供了添加记录的灵活性。
• 与在行窗体中添加记录相比，这是一种用户友好且更具吸引力的添加记录方式。
• 在这里，我们将以上面创建的拆分窗体“Contact_Form_Split”为例，介绍 Microsoft Access 数据库。

步骤 1) 打开“Contact_Form_Split”

步骤 2) 要添加记录，点击“新建（空白）记录图标”。

结果：新记录窗口出现在

1. 窗体视图和
2. 数据表视图。

步骤 3) 从窗体手动填写数据。请注意，在拆分窗体中，所有数据将自动反映在下方的数据表中。

步骤 4) 双击“联系人”表。

结果：从窗体“Contact_Form_Multiple_Item”添加的新记录已更新到“Contact”表中。

报表

• 报表是 MS Access 中的一个对象，旨在以有组织的方式格式化、计算和打印所选数据。
• 它包含来自表的信息以及报表设计中的信息。
• 报告很有帮助，因为它们允许您以易于阅读的格式呈现数据库的所有信息。

让我们以 MS Access 数据库示例“Contact”DB 默认报告 – “Phone Book”为例。

步骤 1) 点击“报告”部分下的“电话簿”。系统将打开内置的“电话簿”报告。

它将显示每个记录的联系人姓名、家庭电话、商务电话和手机号码。

对于每个存在的记录。

步骤 2) 现在假设我们想将报告标题从“家庭”编辑为“家庭电话”。右键单击并点击“设计视图”。

系统将在设计视图中打开报表。

步骤 3) 编辑您想要更新的名称，然后按“Ctrl+S”。

步骤 4) 在报告下双击“电话簿”

结果：标签已从“Home”更新为“Home Phone”。

宏

• MS Access 中的宏是一项省时功能，可让您添加功能或自动化简单任务。
• 经常使用的步骤可以使用宏来自动化
• 它可以提供一种快速简便的方法，将所有其他对象链接在一起，以创建一个简单的数据库应用程序。

让我们以“Contact”数据库默认宏 – “AutoExec”为例。

步骤 1) 点击“报告”部分下的“AutoExec”。系统将打开内置的“欢迎”宏。它将显示欢迎说明以及与联系人数据库相关的其他数据，其代码位于默认的“AutoExec”宏中。

步骤 2) 如果您想查看此宏背后的代码，请右键单击。

结果

模块

• 它是一个用户定义函数、声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。
• 它可能是一个独立的对​​象，其函数可以从您的 Access 数据库中的任何地方调用。

来自“Contact”数据库的 MS Access 数据库示例

步骤 1) 点击“modMapping”

结果

摘要

• Microsoft Access 是微软提供的数据库管理系统。
• 允许您创建表、查询、窗体和报表，并借助宏进行连接
• MS-Access 将使您能够链接到数据在其现有位置，并将其用于查看、更新、查询和报告。
• Access 包含四个主要的数据库对象：表、查询、窗体和报表。
• 在 SQL Access 中创建数据库有两种方式
• 从模板创建数据库
• 创建一个空白数据库
• 在 MS Access 中创建数据库有两种方式
• 从设计视图创建表
• 从数据表视图创建表
• 您只需点击 Access 程序左上角的“视图”按钮，即可在数据表视图和设计视图之间切换。
• 可以使用窗体向导、窗体、多项、拆分窗体来创建窗体。
• MS Access 数据库中的宏是一项省时功能，可让您添加功能或自动化简单任务。
• 报表是 MS Access 中的一个对象，旨在以有组织的方式格式化、计算和打印所选数据。
• 模块是用户定义的函数、声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。

另请查看：如何在 Excel 中编写宏：宏教程 – 是什么及如何使用