MIS（管理信息系统）的组成部分和作用

Facebook是世界上利润最丰厚的企业之一，其整个生存都依赖于信息技术和信息系统的使用。

像Google、Amazon、eBay以及金融机构这样的其他成功公司，它们的大部分成功都归功于技术。

本教程将探讨MIS在组织中的作用，以及组织如何利用MIS获得竞争优势。

数据和信息的定义以及良好信息的特征

数据是指尚未处理的原始基本事实，例如产品的价格、购买的产品数量等。

例如，6美元的价格和10的数量在销售点对顾客来说并没有任何意义，直到它被处理。信息应该是处理过的数据，能够向接收者传达意义。

例如，将6美元乘以10得到60美元，这是顾客应付的总账单。

好的信息应该是及时的，并且在需要时可用。

以下是良好信息的特征。

• 准确 – 信息必须没有错误和疏漏。这是通过遵循严格的标准来处理数据生成信息来实现的。例如，将6美元+10美元会得到不准确的信息。对于我们的例子，准确的信息是将6美元乘以10。
• 完整 – 做出良好决策所需的所有信息都必须可用。不应遗漏任何内容。如果税款是计算顾客应付总金额的应用，那么也应该包含税款。遗漏它可能会误导顾客认为他们只需支付60美元，而实际上他们还必须支付税款。
• 成本效益 – 获取信息的成本不应超过信息在货币方面的收益。
• 以用户为中心 – 信息必须以满足目标用户信息需求的方式呈现。例如，运营经理需要非常详细的信息，在向运营经理呈现信息时应考虑到这一点。同样的信息不适用于高级经理，因为他们需要再次处理。对他们来说，那将是数据而不是信息。
• 相关性 – 信息必须与接收者相关。信息必须直接与预期接收者面临的问题相关。如果ICT部门想购买一台新服务器，那么谈论笔记本电脑打九折的信息在这种情况下就没有意义。
• 权威性 – 信息必须来自可靠的来源。假设您有一个银行账户，并且您想将资金转入另一个使用不同货币的银行账户。与直接从您的银行获取汇率相比，使用兑换处的汇率将不被认为是权威的。
• 及时性 – 信息应在需要时可用。假设您的公司想与另一家公司合并。在合并之前，必须提供评估您想合并的公司的信息，并且您必须有足够的时间来核实这些信息。

信息和MIS的竞争优势

竞争优势是指使企业比竞争对手更有利可图的地位。例如，以比竞争对手更低的成本生产产品会使您更有利可图。

信息系统有能力帮助组织进入这样的地位。它们通过以下方式做到这一点：

卓越运营 – 卓越运营旨在改进企业运营。以一家零售店为例。零售店可以在库存水平达到再订购点时，使用信息系统自动向供应商下订单。这确保了零售店的库存永远不会用完，顾客也总是可以指望它找到他们需要的东西。

新的商业模式、产品和服务 – 以零售店为例。零售店可以开发一个基于网络的订购系统或智能手机应用程序，客户可以使用它们在家或任何地方舒适地购买商品。订购系统可以链接到送货业务，并支持在线支付。与顾客进店购物相比，这是新的商业模式，顾客可以通过基于网络或智能手机应用程序进行购买。

改进的供应商和客户关系 – 利用历史数据来了解客户和供应商的需求。然后，这些数据用于创建满足需求的服务和产品。这可以带来与客户和业务的长期关系，从而使组织处于更有利可图的地位。

改进的决策制定 – 信息在决策时至关重要。如果信息系统设计和运行高效，它们就会输出具有上述良好信息所有特征的信息。这使组织能够做出能够获利的决策。

MIS的组成部分及其相互关系

管理信息系统由五个主要组成部分组成，即人员、业务流程、数据、硬件和软件。所有这些组成部分必须协同工作以实现业务目标。

人员 – 他们是使用信息系统记录日常业务交易的用户。用户通常是合格的专业人士，如会计师、人力资源经理等。ICT部门通常有支持人员，以确保系统正常运行。

业务流程 – 这些是约定俗成的最佳实践，指导用户和所有其他组件如何高效地工作。业务流程由人员（即用户、顾问等）制定。

数据 – 记录的日常业务交易。对于银行来说，数据是从存款、取款等活动中收集的。

硬件 – 硬件由计算机、打印机、网络设备等组成。硬件提供数据处理的计算能力。它还提供网络和打印功能。硬件加速了数据到信息的处理。

软件 – 这些是在硬件上运行的程序。软件分为两大类，即系统软件和应用软件。系统软件是指操作系统，例如Windows、Mac OS和Ubuntu等。应用软件是指用于完成业务任务的专用软件，例如薪资程序、银行系统、销售点系统等。

波特的价值链

想想像苹果公司这样的公司。他们为什么成功？为什么顾客喜欢并购买iPhone？这是因为iPhone为他们的生活增添了价值。这就是为什么苹果公司是一家成功的企业。价值链是指公司为创造客户价值而进行的活动。

价值链的概念是由迈克尔·波特提出的。波特的价值链有两种活动，即：

• 主要活动 – 这些活动与产品/服务的创建、营销和销售以及支持相关。主要活动包括入站物流、运营、出站物流、营销和销售以及服务。
• 支持活动 – 这些活动支持主要活动。支持活动包括采购（购买）、人力资源管理、技术开发和基础设施。

下图描绘了价值链

下图展示了苹果公司的价值链

价值链的总体目标是帮助企业获得竞争优势。竞争优势是企业在市场中的地位，使其比直接竞争对手更有利可图。

IT对组织目标的影响

组织目标是指组织的各项目标和使命，尤其是在长期内。无论组织从事哪种类型的业务，总体目标都是在上述部分所述的为客户创造价值。

业务信息技术对齐是指利用信息技术有效实现业务目标。

组织提供价值的两种最常见方式是，以低于竞争对手的价格提供高质量的产品，或者以高价但提供更多为客户增加价值的功能。

信息技术使企业能够以更低的成本在最短的时间内处理和分析大量数据。这使得组织能够以更低的价格提供高质量的产品。

以银行举例。银行可以使用ATM允许客户提款，并使用其他自动化方式存款。有疑问的客户可以被引导到包含常见问题解答的网站。如果个人和企业订阅了网上银行，他们都可以在线查看账单。

上述IT业务实践带来了更低的经营成本，并创造了新产品和服务。降低经营成本使银行能够降低银行手续费，从而以更优惠的价格提供高质量的产品或服务。

摘要

营利性实体存在的目的是盈利。非营利组织的存在是为了成本有效地提供高质量的服务或产品。

无论组织类型如何，MIS在实现目标方面都发挥着重要作用。

MIS通过向决策者提供信息，使组织能够做出明智的决策。