什么是 MIS？介绍与定义

MIS的必要性

以下是拥有MIS系统的一些理由。

• 决策者需要信息来做出有效的决策。管理信息系统（MIS）使之成为可能。
• MIS系统促进组织内部和外部的沟通——组织内的员工能够轻松访问日常运营所需的信息。短信（SMS）和电子邮件等便利设施使得组织能够在其使用的MIS系统中与客户和供应商进行沟通。
• 记录保存——管理信息系统记录组织的所有业务交易，并为交易提供参考点。

MIS的组成部分

典型的MIS（管理信息系统）的组成部分是

• 人员——使用信息系统的人员
• 数据——信息系统记录的数据
• 业务流程——为如何记录、存储和分析数据而制定的流程
• 硬件——包括服务器、工作站、网络设备、打印机等。
• 软件——用于处理数据的程序。包括电子表格程序、数据库软件等。

信息系统类型

用户使用何种信息系统取决于他们在组织中的级别。下图显示了组织中三个主要级别的用户以及他们使用的信息系统类型。

交易处理系统（TPS）

此类信息系统用于记录企业的日常交易。交易处理系统的一个例子是销售点（POS）系统。POS系统用于记录每日销售。

管理信息系统（MIS）

管理信息系统，简称MIS，用于指导战术管理者做出半结构化决策。交易处理系统的输出被用作MIS系统的输入。

决策支持系统（DSS）

决策支持系统由高层管理者使用，用于做出半结构化决策。管理信息系统的输出被用作决策支持系统的输入。DSS系统也从外部来源获取数据输入，例如当前市场力量、竞争等。

手动信息系统与计算机化信息系统（MIS）

数据是任何业务实体的生命线。组织中的每个人都需要信息来做出决策。信息系统是一种组织化的记录、存储数据和检索信息的方式。

在本节中，我们将探讨手动信息系统与计算机化信息系统的对比。

手动信息系统

手动信息系统不使用任何计算机化设备。数据的记录、存储和检索由负责信息系统的人员手动完成。

以下是手动信息系统的主要组成部分

• 人员——人员是信息系统的接收者
• 业务流程——这些是为处理数据、存储数据、分析数据和生成信息而制定的规则
• 数据——这些是记录的日常交易
• 文件系统——这是一种有序的信息存储方式
• 报告——报告是在手动分析文件系统中的数据并进行汇总后生成的。

下图说明了一个典型的手动信息系统是如何工作的

手动信息系统的优点和缺点

优点

以下是手动信息系统的优点

• 成本效益——与计算机化系统相比，它更便宜，因为无需购买服务器、工作站、打印机等昂贵的设备。
• 灵活性——不断变化的业务需求可以轻松地集成到业务流程中并立即实施。

缺点

以下是手动信息系统的一些缺点。

• 耗时——所有数据录入都需要在归档前进行验证，这是一项由人工完成的耗时任务。从文件系统中检索数据也需要相当长的时间。
• 易出错——与计算机化系统相比，人工验证和确认的数据准确性更容易出错。
• 安全性不足——手动系统的安全性通过限制对文件室的访问来实现。经验表明，未经授权的人员可以轻松访问文件室。
• 数据重复——组织中的大多数部门都需要访问相同的数据。在手动系统中，复制此数据以方便所有授权用户访问是很常见的。当需要更新相同数据时，就会出现挑战。
• 数据不一致——由于数据重复，在一个文件中更新数据而不更新其他文件非常普遍。这会导致数据不一致。
• 缺乏备份——如果文件丢失或处理不当，几乎不可能恢复数据。

计算机化信息系统

计算机化系统是为了解决手动信息系统的挑战而开发的。手动信息系统和计算机化信息系统的主要区别在于，计算机化系统结合使用软件和硬件来记录、存储、分析和检索信息。

计算机化信息系统（MIS）的优点和缺点

以下是计算机化信息系统的一些缺点。

优点

以下是计算机化信息的优点

• 快速的数据处理和信息检索——这是计算机化信息系统最大的优点之一。它以更快的速度处理数据和检索信息。这可以改善客户服务。
• 提高数据准确性——与手动系统相比，在计算机化系统中更容易实现数据验证和校验。
• 提高安全性——除了限制对数据库服务器的访问外，计算机化信息系统还可以实施其他安全控制，例如用户身份验证、生物识别身份验证系统、访问权限控制等。
• 减少数据重复——数据库系统的设计旨在最大限度地减少数据重复。这意味着在一个部门更新数据会自动使其对其他部门可用。
• 改进备份系统——借助现代技术，备份可以存储在云端，从而在用于存储数据的硬件和软件发生问题时可以轻松恢复数据。
• 方便访问信息——大多数企业高管需要出差，同时仍能根据信息做出决策。Web和移动技术使得从任何地方访问数据成为可能。

缺点

• 设置和配置成本高昂——组织必须购买硬件和运行信息系统所需的软件。此外，还需要修改业务流程，并且需要对员工进行计算机化信息系统使用培训。
• 严重依赖技术——如果硬件或软件出现问题导致其停止运行，则在更换所需的硬件或软件之前无法访问信息。
• 欺诈风险——如果缺乏适当的控制和检查，入侵者可能会发布未经授权的交易，例如未交付商品的账单等。

摘要

• MIS代表管理信息系统。它是由人员、流程、数据和信息技术组成的集合，有助于管理者做出明智的决策。
• 与手动信息系统相比，计算机化信息系统更有效率。与计算机化信息系统相比，手动信息系统更便宜。
• 交易处理系统（TPS）由操作人员使用，用于记录日常业务交易，并用于做出结构化决策。
• 管理信息系统（MIS）由中层管理者使用，用于做出半结构化决策。
• 决策支持系统由高层管理者使用，并帮助高层管理者做出非结构化决策。