7 款最佳 Notion 替代品 (2025)
Charles Moore 使用 Notion 替代方案的重要性在于提供量身定制的工作流程和增强的隐私性。对于数据安全问题感到困扰的专业人士、寻求精简笔记记录的学生以及对陡峭学习曲线感到沮丧的团队，可能会寻找比 Notion 更实惠的解决方案。探索替代方案可以帮助用户找到更符合个人需求、集成和预算限制的功能。然而，选择不佳的替代品可能会导致数据丢失、支持不足和隐藏成本，这凸显了在承诺使用新平台之前仔细评估的必要性。
为了精心策划这份权威指南，我个人投入了超过 160 小时，彻底评估了 18 多个声称是最佳 Notion 替代品的知名应用程序。这一详尽的过程使我能够仔细分析它们的功能和用户体验。因此，这份全面的资源可以帮助您省去大量的研究，自信地选择最适合您独特组织和协作需求的工具。 阅读更多…
Zoho Projects 是一款顶级的项目管理工具，是 Notion 的绝佳替代品。它在一个用户友好的界面中提供了任务自动化、时间跟踪和团队协作等全面功能。
最佳 Notion 替代品和竞争对手：热门选择！
| 工具 | 主要功能 | 免费计划 | 链接 |
|---|---|---|---|
| Zoho Projects | 原生文档创建器、可定制的用户界面、模板、项目视图、聊天工具，价格实惠 | 是（每个账户 3 个项目）（最多 5 名用户） | 了解更多 |
| Monday.com | 可视化工作流程、项目管理、可定制仪表板、自动化和协作 | 是（功能有限）（最多 2 个席位和 3 个看板） | 了解更多 |
| Wrike | 智能工作管理、任务跟踪、仪表板、资源管理、集成 | 是（功能有限） | 了解更多 |
| ClickUp | 文档、任务管理、协作、仪表板、自动化、集成、模板 | 是（功能丰富）（100 MB） | 了解更多 |
| AnyType | 注重隐私、支持离线、可定制数据库、笔记记录和知识管理 | 是（早期访问）（3 个共享空间）（1GB 网络空间） | 了解更多 |
1) Zoho Projects
如果您需要比 Notion 更结构化的项目管理工具，Zoho Projects 是一个强大的竞争对手。当我的团队需要更清晰地跟踪复杂任务时，Zoho Projects 非常理想。它提供甘特图、工时表和高级报告。这些功能旨在实现有效的规划和执行。中小型企业、开发人员、营销人员和建筑团队可以从其专注的方法中受益。与 Notion 的灵活工作空间不同，Zoho Projects 提供特定项目的监督，帮助团队更有效地控制时间表、资源和可交付成果。
功能
- 任务自动化：Zoho Projects 使您能够使用 Blueprints 创建任务工作流程，这些工作流程可以自动分配工作、设置依赖关系和更新状态。如果您的项目涉及重复步骤或需要批准，这是一个主要的省时器。我建议从一个简单的三步流程开始，并在您的团队熟悉后进行迭代。
- 时间跟踪：集成的时间跟踪允许您记录任务或项目的小时数，非常适合计费的客户工作。您还可以设置计时器进行实时跟踪。它与 Zoho Invoice 良好同步，可实现自动计费——这是 Notion 开箱即用的功能。
- 甘特图：甘特图视图是动态的，并且随着任务的转移而实时更新。它支持基线和关键路径分析。在使用此功能时，我注意到的一件事是它如何快速识别计划冲突——这对管理重叠项目的经理来说非常有用。
- 基于角色的权限：您可以根据角色和任务类型为用户定义细粒度的权限。这在有内部和外部协作者的环境中至关重要，可确保敏感数据受到限制。
- 任务依赖关系：您可以创建完成到开始、开始到开始以及其他类型的任务依赖关系。这些链接有助于协调时间表并防止阻塞。这种结构化的设置比 Notion 的平面数据库视图更强大。
优点
缺点
定价
Zoho Projects 提供一个免费套餐，最多可支持 5 名用户、3 个项目、5GB 存储空间以及基本的任务和问题管理。在考虑以下付费套餐之前，请尝试一下
| 计划 | 每月 | 存储空间 |
|---|---|---|
| 高级 | $5 | 100 GB |
| 企业版 | $10 | 120 GB |
请注意：所有付费套餐均提供10 天免费试用。此外，如果您选择年度订阅，Zoho 将为您节省10%-20%的总折扣。
为什么它比 Notion 好？
Zoho Projects 在项目管理方面优于 Notion，因为它具有高级的任务跟踪和结构化工作流程。它提供了卓越的自动化、报告和集成功能。这使其成为需要强大、可扩展且专业的项目管理工具的团队的理想选择。
10 天免费试用
2) Monday.com
在 Notion 的热门替代品中，Monday.com 以其强大的项目管理功能脱颖而出。根据我的经验，它的可视化审阅通过允许我们的团队直接在设计资产上留下反馈，大大加快了审批速度，比 Notion 的设置更顺畅。通过时间跟踪、CRM 工具和自动化，它支持营销、产品和销售领域的高绩效团队。Monday.com 是为执行而设计的，提供了比 Notion 灵活但以文档为中心的方法更强的结构和清晰度。
功能
- 集成时间跟踪：Monday 内置了时间跟踪功能，非常适合远程团队或自由职业者。与 Notion 不同，后者需要变通方法或第三方插件，Monday 在任务上提供了简单的计时器切换。
- 自动化引擎：Monday 的自动化功能直观且强大。您可以基于用户定义的规则触发更新、通知和状态更改。在使用此功能时，我注意到的一点是，自动化重复任务为我们的团队每周节省了近 3 个小时。
- 模板库：Monday 广泛的模板库可加速营销、人力资源和软件开发等各个领域的项目设置。模板预填充了自动化和列类型，让用户可以领先一步。我建议尽早调整这些模板，以使其符合您团队的工作流程习惯。
- 高级权限和用户角色：对于大型团队，Monday 支持细粒度的权限设置。您可以将视图、编辑权限和工作区访问限制到看板级别。Notion 在企业级访问控制方面缺乏这种深度。
- 内置文档协作：Monday Docs 提供协作式编辑，具有实时更新、任务链接和嵌入选项。虽然 Notion 在这里也很出色，但 Monday 以实时同步到工作流程而脱颖而出。这将在结构化项目跟踪和非结构化文档之间架起桥梁。
优点
缺点
定价
Monday.com 为个人或非常小的团队提供免费套餐，最多支持 2 名用户，功能有限。或者，有付费套餐提供以下高级功能
| 计划 | 月度账单 | 年度账单 |
|---|---|---|
| 基础版 | 每用户 9 美元/月 | 每用户 8 美元/月 |
| 标准 | 每用户 12 美元/月 | 每用户 10 美元/月 |
| 专业版 | 每用户 19 美元/月 | 每用户 16 美元/月 |
为什么它比 Notion 好？
Monday.com 在提供结构化工作流程、自动化和甘特图方面优于 Notion。它非常适合需要可扩展、可定制的项目管理和协作的团队。
终身免费基础版
3) Wrike
如果您需要比 Notion 更结构化的替代品，Wrike 是一个强大的竞争者。它专为需要更深入地控制任务和资源的 PM、IT 团队、营销人员和服务公司而构建。根据我领导大型软件项目的经验，Wrike 在任务依赖关系和团队容量方面提供了卓越的清晰度。与 Notion 的通才风格不同，Wrike 提供甘特图、资源规划和详细报告。这些功能使其成为需要可扩展、与目标对齐的项目执行，并注重问责制和效率的组织的理想选择。
功能
- 自定义工作流程：Wrike 允许您为不同的团队和项目类型创建量身定制的工作流程。您可以定义流程的每个步骤，分配责任，并自动更新状态。这比 Notion 的手动看板和待办事项列表更具可扩展性。我建议先映射您现有的工作流程，然后在 Wrike 中复制它以实现更顺畅的过渡。
- 请求表单：您可以创建品牌化的动态注册表单，以标准化跨部门的任务请求。此功能将提交内容直接路由到您的项目看板。还有一个选项可以让您自动将表单响应分配给特定的工作流程，这减少了我们营销团队的手动分类工作。
- 时间跟踪：Wrike 包含原生时间跟踪功能，而 Notion 需要第三方集成。您可以手动记录时间或通过计时器记录时间，稍后进行分析以进行项目预算或客户计费。
- 原生审阅和批准：Wrike 包括设计文件和视频内容的内置标记。利益相关者可以直接在资产上留下反馈。我建议将此功能用于营销材料审批——它使我们的审查周期缩短了近 30%。
- 文件夹层次结构和标签系统：与 Notion 的嵌套页面不同，Wrike 使用可以交叉引用多个项目的文件夹和标签。您会注意到这可以实现更快的项目链接和搜索，尤其是在内容丰富的活动中。
优点
缺点
定价
Wrike 提供免费套餐，提供基本任务管理和每个账户 2GB 存储空间。要了解高级套餐的费用，请参阅下表
| 计划 | 用户限制 | 每月价格 |
|---|---|---|
| 团队版 | 2-15 用户 | $10 |
| 商业 | 5-200 用户 | $25 |
注意：每个套餐均提供14 天免费试用，无需信用卡。
为什么它比 Notion 好？
Wrike 作为 Notion 的优秀替代品，其强大的项目管理功能、企业级安全性和可扩展性使其脱颖而出。它得到了 Gartner 的认可，并被全球组织用于复杂的 Buth 工作流程。
14 天免费试用
4) ClickUp
在最近的一个项目中，我需要一个比 Notion 更结构化的工具来管理复杂的工作流程。ClickUp 是一个强大的替代品，为团队提供了可定制的一体化工作空间。与 Notion 灵活但有时分散的设置不同，ClickUp 提供内置的任务看板、日历和针对高效项目管理的自动化工具。它非常适合需要甘特图、时间跟踪和详细报告等强大功能的团队和机构。虽然 Notion 在知识管理方面很棒，但 ClickUp 在执行方面表现出色，具有结构和清晰度。
功能
- 分层任务结构：ClickUp 提供工作区、空间、文件夹、列表和任务的强大层次结构。这种分层系统非常适合需要比 Notion 基于页面的结构提供更清晰组织粒度的团队。
- 多种视图：使用 ClickUp，您可以将数据可视化为列表、看板、甘特图、日历等。我建议探索甘特图视图以了解项目时间表——它对于可视化依赖关系和截止日期尤其强大。
- 目标管理：您可以设置可衡量的目标，并将其分解为直接与任务同步的目标。此功能通过提供实时更新和性能仪表板，在 Notion 的手动目标跟踪方面表现突出。
- ClickApps 自定义：ClickUp 允许您为每个空间启用或禁用特定的功能（ClickApps），为每个工作区定制其独特的工作流程。您会注意到这大大简化了您的用户界面，同时增强了团队的专注度。
- 原生冲刺管理：ClickUp 专为敏捷团队设计，提供冲刺功能，如待办事项列表、速度图和燃尽图。相比之下，Notion 需要大量的手动设置才能复制这些工作流程。
优点
缺点
定价
ClickUp 提供终身免费基础套餐，提供 100 MB 存储空间和有限的高级视图。如果您想升级到高级功能，请查看以下价格
| 计划 | 每月价格（每用户） | 年度价格（每用户/月） |
|---|---|---|
| 无限制 | $10 | $7 |
| 商业 | $19 | $12 |
| 商业升级版 | $29 | $19 |
注意：所有付费套餐均提供30 天退款保证。
为什么它比 Notion 好？
ClickUp 作为 Notion 的优秀替代品，其强大的任务管理、实时协作和可扩展性使其脱颖而出。它得到了 G2 评论和专家对生产力及项目管理卓越性的认可。
30 天退款保证
5) AnyType
AnyType 是一款强大的 Notion 替代品，提供离线优先访问、端到端加密和基于图的结构，用于直观的数据链接。其基于对象的系统允许用户创建定制模板，用于项目跟踪、知识管理或写作等任务。它非常适合那些优先考虑数据隐私和控制的创意机构和跨国公司。我从 Notion 转向 AnyType 以增强数据安全和离线访问。这一改变帮助我管理敏感信息，如财务记录，而无需依赖云存储。它让我对我的数据处理方式更有信心。
功能
- 本地优先数据存储：AnyType 将您的所有信息直接存储在您的设备上，让您能够完全控制并随时访问，即使没有互联网连接。这是 Notion 的一个显著优势，Notion 依赖于云存储。您会注意到更快的加载时间和更好的数据隐私保障。
- 端到端加密：安全是 AnyType 的核心价值。您的每一份数据都在您的设备上和传输过程中进行加密，确保只有您能够访问您的信息。我建议为敏感笔记启用加密以最大化隐私，尤其是在设备之间同步时。
- 去中心化点对点同步：与 Notion 的集中式服务器不同，AnyType 使用点对点去中心化同步。这意味着您的数据直接在您的设备之间同步，而无需经过第三方服务器，从而减少了依赖性并增强了隐私性。
- 离线优先功能：AnyType 可以无缝离线工作，让您随时随地访问、编辑和组织内容。在使用此功能时，我注意到的一点是它在旅行或低连接环境中非常可靠——在飞机或火车上再也不用担心失去对笔记的访问。
- 开源和透明：AnyType 致力于开源开发，允许任何人审查、贡献和定制代码。这种透明度建立了信任，并使高级用户能够根据自己的需求定制工具，这是闭源替代品无法比拟的。
优点
缺点
定价
AnyType 提供免费 Explorer 套餐，提供 1 GB 的网络备份和同步以及 3 个共享空间。付费套餐的详细定价如下表所示
| 计划 | 每年价格 | 网络备份 |
|---|---|---|
| 构建器 | $99 | 128 GB |
| 联合创作者 | 299 美元（3 年） | 256 GB |
注意：如果您是学生，您有机会享受50% 的折扣任何付费会员计划。
为什么它比 Notion 好？
AnyType 作为 Notion 的优秀替代品，其完全的离线访问、本地优先隐私和数据所有权使其脱颖而出。它得到了去中心化架构的支持，并受到 PrivacyTools.io 等隐私倡导者的赞扬。
6) Coda
Coda 是 Notion 的一个强大替代品，尤其适合需要高级数据管理和工作流程自动化的用户。根据我为中型团队管理项目跟踪系统的经验，Coda 的灵活表格、内置自动化和可定制按钮比 Notion 的工具使我们的流程更高效。产品经理、运营团队和企业可以从 Coda 强大的数据库和集成中受益。其原生功能最大限度地减少了对第三方应用程序的需求，使 Coda 成为寻求全面工作空间解决方案的团队的实用、可扩展的选择。
功能
- 独特的画布体验：与 Notion 不同，Coda 的画布允许您并排混合文本、表格和交互式元素。在使用此功能时，我注意到的一点是它如何鼓励创意文档设计。您可以在单个文档中构建仪表板、维基甚至轻量级应用程序。
- 跨文档同步：Coda 的跨文档功能允许您将数据从一个文档拉取到另一个文档并保持更新。我使用它创建了一个主项目仪表板，该仪表板汇总了来自多个团队的更新，这在 Notion 中比这更难实现。
- 公式语言：Coda 的公式系统类似于 Excel，但它在整个文档中工作，而不仅仅是在表格中。在使用此功能时，我注意到的一点是引用任何地方的数据有多么容易，这使得构建跨职能仪表板变得更加简单。
- Pack 集成：Coda Packs 将您的文档与 Slack、Gmail、Jira 和 Google Calendar 等外部工具连接起来。我使用 Packs 在平台之间同步项目更新，从而减少了手动工作。这种无缝集成比 Notion 的原生集成更灵活，后者通常需要第三方工具。
- 交互式按钮：Coda 允许您在文档的任何位置添加按钮以触发操作，例如发送电子邮件、更新行或运行自动化。在测试此功能时，我创建了工作流程快捷方式，每周为我的团队节省了数小时。此功能是直接在工作空间中自动化重复任务的绝佳工具。
优点
缺点
定价
Coda 提供终身免费套餐，提供无限的未共享文档大小。此外，还有付费特色套餐，定价在下表中讨论
| 计划 | 每月价格 | AI 积分/月 |
|---|---|---|
| 专业版 | $12 | 1000 |
| 团队版 | $36 | 3000 |
为什么它比 Notion 好？
Coda 作为 Notion 的优秀替代品，其强大的自动化、数据库灵活性和深度集成使其脱颖而出。Forbes 和 Product Hunt 都称赞它能够实现可扩展的一体化团队协作。
7) Microsoft Loop
Microsoft Loop 是 Notion 的一个强大替代品，适合已经使用 Microsoft 365 的团队。它提供实时协作、跨应用程序的统一数据以及与 Teams、Outlook 和 Word 的无缝集成。其灵活的画布和动态的 Loop 组件（如表格、任务列表和笔记）可在生态系统中轻松同步。我最近使用 Loop 管理了一个复杂项目，其 Outlook 中的实时协同编辑帮助我们的团队保持一致和高效。对于以 Microsoft 为中心的公司，Loop 提供了一个精简、互联的工作空间，可提高生产力。
功能
- 与 Microsoft 365 集成：Loop 与 Microsoft 365 应用程序深度集成，允许您从 Excel、Outlook 和 SharePoint 导入数据。这使其成为已投资于 Microsoft 生态系统的组织的更好替代品，因为它减少了摩擦并提高了生产力。
- 任务管理：Microsoft Loop 允许您在工作空间中直接分配、跟踪和更新任务。任务列表与 Microsoft To Do 和 Planner 同步，确保没有任何遗漏。在测试此功能时，我发现自动同步对于保持个人和团队任务的统一特别有用。
- 嵌入式实时数据：Loop 组件可以嵌入来自 Excel 和其他 Microsoft 源的实时数据。这意味着您的项目仪表板和报告始终显示最新的数字，而无需手动更新。Notion 替代品通常需要第三方集成来实现类似功能。
- AI 驱动的建议：Microsoft Loop 利用 Microsoft Copilot 提供内容、摘要和操作项的 AI 驱动建议。还有一个选项可以让您自动生成会议记录，从而节省时间并确保文档的一致性。
- 与 Microsoft Teams 集成：Loop 与 Teams 原生集成，允许您将 Loop 组件直接嵌入到聊天和会议中。这种紧密的集成增强了协作，并且是 Notion 的一个重要优势，后者需要更多手动设置来实现类似功能。
优点
缺点
定价
Microsoft Loop 对个人 Microsoft 账户免费。任何拥有个人 Microsoft 账户的人都可以免费使用适用于 iOS、Android 和 Web 的 Loop 应用程序。对于高级功能，您需要订阅以下 Microsoft 365 套餐
| 计划 | 每用户每月价格 |
|---|---|
| Microsoft 365 商业基础版 | $6.00 |
| Microsoft 365 商业标准版 | $12.50 |
为什么它比 Notion 好？
作为顶级的 Notion 替代品，Microsoft Loop 在深度集成 Microsoft 365、实时协同编辑和企业级安全方面表现出色。它得到了微软值得信赖的合规性和生产力生态系统的支持。
链接：https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-loop
热门 Notion 替代品之间的比较
为了帮助您做出决定，这里对上面讨论的最佳 Notion 替代品进行了比较
| 功能/工具 | Zoho Projects | Monday.com | Wrike | ClickUp | AnyType |
|---|---|---|---|---|---|
| 任务和项目管理 | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| 时间跟踪 | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ❌ |
| 自动化和工作流程 | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ❌ |
| 协作工具 | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| AI 功能 | 使用 Zia | ✔️ | ✔️ | ✔️ | 非常有限 |
为什么要超越 Notion？何时该切换的迹象
Notion 功能强大，但并非适合所有人。如果您遇到性能缓慢、缺乏真正的离线访问、有限的数据库功能或复杂的协作需求，那么是时候考虑替代方案了。超越 Notion 的团队通常需要更强大的项目管理、自动化或安全功能。当生产力工具弊大于利时，这表明您需要探索更符合您不断变化的工作流程的选项。切换可以简化流程并提高您团队的效率。
如何从 Notion 迁移？
从 Notion 迁移到新的替代品通常很简单，特别是对于 Zoho Projects 和 Monday 等热门工具。以下是执行迁移的步骤
步骤 1）您可以将 Notion 工作区导出为 Markdown 和 CSV 文件（包括子页面）。
步骤 2）接下来，将这些文件导入您选择的替代品（例如 Zoho Projects 或 Monday）。
步骤 3）一些工具提供直接导入器，而另一些则需要手动设置或插件。
步骤 4）如果您有大型数据库或复杂的工作流程，您可能需要进行其他调整。
结论
如果 Notion 不太适合您，我讨论过的替代品可以帮助您做出正确的选择。我的前三名选择是以下 Notion 替代品
- Zoho Projects：Zoho Projects 是我的首选，因为它具有强大的项目管理功能。我发现它尤其适合管理结构化工作流程。
- Monday.com：我的下一个选择是 Monday.com，它提供视觉直观的平台和广泛的第三方集成。
- Wrike：Wrike 提供高级项目跟踪、可定制仪表板和实时协作。它帮助我管理复杂的团队项目和报告需求，使其成为我的前三名选择之一。
Zoho Projects 是一款顶级的项目管理工具，是 Notion 的绝佳替代品。它在一个用户友好的界面中提供了任务自动化、时间跟踪和团队协作等全面功能。
