SAP 中的函件 – 配置与类型
Mason Garcia SAP 中有各种标准函件类型，如发票打印、账户对账单等。也可以创建自定义函件类型。
函件可以在特定业务交易处理时创建，也可以在以后阶段为已创建的交易过账创建。
函件可以通过电子邮件、传真等多种格式发送给客户/供应商。函件主要是从 SAP 发送给供应商/客户等的信件。
函件可以单独或集体创建，也可以通过即席或自动批处理作业创建。
函件类型
以下是各种标准函件类型的示例列表，可以复制这些类型以创建特定的自定义表单、程序等。
| 函件类型 | 函件描述 | 打印程序 | 所需数据 | 标准 SAP Script 表单示例 |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | 付款通知 | RFKORD00 | 凭证号 | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | 账户对账单 | RFKORD10 | 账户号和日期 | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | 汇票费用对账单 | RFKORD20 | 凭证号 | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | 内部凭证 | RFKORD30 | 凭证号 | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | 个人信件 | RFKORD40 | 账户号 | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | 凭证摘录 | RFKORD50 | 凭证号 | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | 客户对账单 | RFKORD11 | 客户号和日期 | F140_CUS_STAT_01 |
如何配置函件
SAP 中的函件配置可以按以下步骤进行：
步骤 1) 定义函件类型
路径：– SPRO > 财务会计（新）> 应收账款和应付账款 > 客户账户 > 行项目 > 函件 > 函件设置与检查 > 定义函件类型
事务代码：–OB77
这里有各种 SAP 标准函件类型。您也可以创建自定义函件类型。您可以指定生成函件所需的数据，例如，对于账户对账单，您可以指定客户/供应商主数据是必需的。此外，您可以指定日期参数和日期选择时显示的文本。
步骤 2) 将程序分配给函件类型
路径：–SPRO > 财务会计（新）> 应收账款和应付账款 > 客户账户 > 行项目 > 函件 > 函件设置与检查 > 为函件类型分配程序
事务代码：–OB78
在这里您需要将函件生成器程序链接到函件类型。您还可以为不同的公司代码指定不同的程序。（您也可以在这里为程序指定默认变式以执行。您可以从事务 SE38/ SA38 为程序创建此类变式。）
您还可以创建自己的自定义程序作为标准程序的副本，并进行适当的更改以满足客户的特定需求。
步骤 3) 确定函件类型的调用功能
路径：–SPRO > 财务会计（新）> 应收账款和应付账款 > 客户账户 > 行项目 > 函件 > 函件设置与检查 > 确定调用功能
事务代码：–OB79
在这里您需要指定何时可以生成特定函件类型。您还可以为不同的公司代码指定不同的设置。可用的各种选项是：-
- 凭证录入时（例如 FB50、FB60 等）
- 过账付款时（例如 F-28、F-26 等）
- 凭证显示或更改时（例如 FB02、FB03 等）
- 账户显示时（例如 FBL1N、FBL5N 等）
步骤 4) 将函件表单分配给函件打印程序
路径：–SPRO > 财务会计（新）> 应收账款和应付账款 > 客户账户 > 行项目函件 > 函件设置与检查 > 定义函件打印的表单名称
事务代码：–OB96
在这里您需要指定函件打印程序将使用哪个表单定义。您还可以为不同的公司代码指定不同的设置。（SAP Script 表单使用事务 SE71 定义，其中各种数据按输出格式排列以进行处理。此 SAP Script 表单定义了输出中的布局。）
您还可以使用两位数的表单 ID，通过该 ID，您可以在同一公司代码中为不同的表单 ID 调用不同的表单。
此表单 ID 可在生成函件的打印程序的选择屏幕中给出。函件类型一次只能选择一个表单 ID。您可以创建多个函件类型，触发不同的表单 ID。
步骤 5) 定义函件的发送方详细信息
路径：–SPRO > 财务会计（新）> 应收账款和应付账款 > 客户账户 > 行项目 > 函件 > 函件设置与检查 > 定义函件表单的发送方详细信息
事务代码：–OBB1
您可以在此处链接标题、页脚、签名和发送方的详细信息。此文本使用事务 SO10 定义，其文本 ID 如上所述链接（例如 ADRS）。您还可以为不同的公司代码指定不同的设置。（还可以定义两位数的发送方变式，您可以将其提供给打印程序的选择参数。这将允许在同一公司代码内使用不同的发送方详细信息。）
步骤 6) 定义函件的排序变式
路径：–SPRO > 财务会计（新）> 应收账款和应付账款 > 客户账户 > 行项目 > 函件 > 函件设置与检查 > 定义函件的排序变式
事务代码：–O7S4
您可以在此处指定函件信件的生成顺序。例如，如果您要为多个供应商生成账户对账单，则供应商将按此顺序排序，然后生成信件。此排序变式可以在生成函件的打印程序的选择屏幕中给出。
步骤 7) 定义函件中行项目的排序变式
路径：–SPRO > 财务会计（新）> 应收账款和应付账款 > 客户账户 > 行项目 > 函件 > 函件设置与检查 > 定义行项目的排序变式
事务代码：–O7S6
您可以在此处指定函件信件中各种行项目的显示顺序。例如，如果供应商账户对账单有多个发票，则发票将按此顺序排序，然后生成信件。
此排序变式可以在生成函件的打印程序的选择屏幕中给出。
函件生成
如前所述，在配置调用点时，函件可以在以下时间点生成：-
- 凭证录入时（例如 FB50、FB60 等）
- 过账付款时（例如 F-28、F-26 等）
- 凭证显示或更改时（例如 FB02、FB03 等）
- 账户显示时（例如 FBL1N、FBL5N 等）
函件可以为特定凭证或供应商/客户账户生成。后续幻灯片将解释通过不同方式生成函件及其打印。
函件生成（方法 A）：-
在创建、更改或显示凭证时可以生成函件。
为此，请转到“环境”>“函件”并选择相关函件类型，例如，请参见下面 FB70 客户发票创建屏幕：-
同样，您可以从事务（如 FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N 等）中的凭证显示/更改功能创建函件。
函件生成（方法 B）
对于现有会计凭证，您可以使用事务代码 FB12。
输入公司代码后，它会询问函件类型。选择函件类型，它会根据函件类型设置要求您输入凭证号/账户号等。之后，函件请求即被创建。
函件生成（方法 C）
通过事务 F.27，您可以为供应商/客户生成函件（账户对账单）。
此处“主记录中的指示符”中给定的值应与客户/供应商主数据 > 公司代码 > 函件中给定的值匹配。
如果选中“单个请求”复选框，则如果同一供应商/客户在多个公司代码中有行项目，则每个公司代码将生成单独的对账单。
函件打印
函件打印（方法 A）：-
使用事务代码 F.61 打印已生成的相关函件类型。执行后，它将简单地打印函件（如果配置了电子邮件/传真等，则将以该格式生成输出）
函件打印（方法 B）：-
通过事务 F.64，您可以查看已生成的函件信件（假脱机）并进行打印。（与 F.61 的区别在于，在 F.64 中，您还可以对已生成的函件请求执行其他操作（如删除、打印预览等）。）
生成的假脱机可以通过事务 SP02 或“系统”>“我自己的假脱机请求”进行查看和打印。
通过电子邮件发送函件
在客户/供应商主数据 > “一般数据”>“地址”选项卡 > “通信”中维护电子邮件地址设置，并选择通信方式为电子邮件。
此外，在客户/供应商主数据 > 公司代码数据 > 函件选项卡中维护电子邮件 ID。
然后，此客户/供应商的函件将以电子邮件格式生成，而不是打印输出（考虑用户出口设置中用于确定下一个幻灯片中给出的用户出口中的通信方式）。
（注意：同样，您可以通过选择标准通信方式为 FAX 并维护传真号码来设置传真输出。）
