2025 年 11 款最佳文档管理软件
Charles Moore 
文档管理系统是一种基于云的自动化解决方案，用于创建、组织、共享和保护业务文档和文件。它使您能够轻松跟踪文档版本。这种云存储系统为位于多个地理位置的不同利益相关者提供了更快的审阅和批准工作流程。它允许您轻松地通过平板电脑和智能手机访问您公司的文档。
经过 110 多个小时的研究，我审查了 39 多个文档管理系统，并仔细挑选了顶级选项，包括免费和付费选项。本综合且经过充分研究的指南深入介绍了每个系统的功能、优缺点和定价。如果您正在寻找值得信赖的见解，我的文章将为您提供做出明智决策所需的所有详细信息。不要错过发现可以改变您管理文档方式的终极工具。 阅读更多…
Zoho WorkDrive 是一个面向现代团队、小型企业和大型企业的在线文件存储和内容协作平台。它提供智能搜索以实现即时文件检索，并提供无限版本历史记录以恢复文档。
最佳数字文档管理（控制）系统
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| 名称 | Zoho WorkDrive | Smartsheet | Icedrive | DocHub |
| 公共分享 | 是 | 是 | 是 | 是 |
| 免费试用 | 15 天免费试用 | 30天免费试用 | 14 天退款保证 | 终身免费基础版 |
| 移动应用程序 | 是 | 是 | 是 | 是 |
| 本地文件系统同步 | 是 | 是 | 是 | 是 |
| 组权限 | 是 | 是 | 是 | 是 |
| 文件冲突管理 | 是 | 否 | 是 | 是 |
| 数字版权管理 | 否 | 是 | 否 | 是 |
| 无本地文件系统同步的云存储 | 是 | 是 | 是 | 是 |
| 平台 | Windows、Mac 和 Linux | Windows、Mac 和 Linux | Windows、Mac、Linux、Android 和 iOS | Windows、Mac、Linux、iOS、Android |
| 链接 | 了解更多 | 了解更多 | 了解更多 | 了解更多 |
1) Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive 是一个面向团队和企业的优秀在线文件存储和协作平台。我特别欣赏它同时支持办公室和远程工作场景，使其成为混合团队的绝佳选择。该工具可以通过集中的控制台轻松创建、共享和协作。它不仅仅是一个存储平台。事实上，它提供文件版本控制、高级搜索和团队组织，这对于高效管理任务至关重要。在我评估的过程中，我发现它能够快速访问信息，帮助您及时处理工作并更快地做出明智的决策。
Zoho WorkDrive 可让您高效地共享、管理和保护文件。它提供智能搜索以实现即时文件检索，并提供无限版本历史记录以恢复文档。借助 WorkDrive Snap，异步协作得到简化。该工具非常适合将云文件直接同步到您的桌面，并与 5000 多个应用程序集成。自定义品牌和 MFA 可确保您的数据安全性和专业性。
文件格式： PDF、TIF、JPG、JPEG、GIF、PNG 和 BMP
文档签出/签入： 是
支持的平台： Windows、Mac 和 Linux。
免费试用：15 天免费试用
功能
- 团队文件夹： 我可以使用团队文件夹与我的团队无缝协作，这些文件夹非常适合共享文件并确保实时更新，有助于简化工作流程和集中文档管理。
- 文件收集模板： 这有助于您创建用于组织数据、增强工作流程和以结构化方式收集文档的自定义模板，这对于管理大型项目的团队很有帮助。
- 高级数据安全： 我认为 GDPR 和 HIPAA 合规性对敏感数据至关重要。此解决方案通过针对企业需求量身定制的安全存储来帮助您避免风险。
- Zoho WorkDrive 与应用程序集成： Zoho WorkDrive 与 Salesforce、Slack、Jira 和 Gmail 集成，允许您创建自定义工作流程。它非常适合旨在简化跨平台操作的企业。
- Zoho WorkDrive 管理控制台： Zoho WorkDrive 的管理控制台允许您监控用户活动、管理数据访问并确保合规性。这是集中控制的最佳工具之一。
- 可扩展存储： 对于寻求灵活存储的企业来说，它非常棒。Zoho WorkDrive 提供从 1TB 到 5TB 及更高版本的不同套餐，可轻松扩展以满足企业需求。
优点
缺点
定价
Zoho WorkDrive 是一个在线文件存储、同步和协作平台。套餐起价为每月 2.5 美元/用户，提供 15 天免费试用。非常适合团队生产力。
15 天免费试用
2) SmartSheet
Smartsheet 是我评估过的文档管理系统，我发现它是团队协作的理想工具。它是一种自动化重复任务（例如发送警报和管理更新）的解决方案。在我进行评估时，我注意到它的加密方法（256-AES 和 TLS 1.2）既可靠又安全。Smartsheet 可与 Google、Salesforce 和 Slack 等工具无缝连接。其营销模板和多文件格式支持对项目管理很有帮助。根据我的经验，签出和签入功能非常适合整理任务。
文件格式： JPG、PNG、GIF、PDF 和 DOC
文档签出/签入： 是
支持的平台： Windows、Mac OS、Android、iOS 和 Linux
免费试用： 30天免费试用（无需信用卡）
功能
- 集中式文档存储： SmartSheet 提供了一个统一的平台来存储和组织文档，确保文件安全且可从中央存储库中检索，有助于简化文件管理。
- 团队文件夹： 我可以使用团队文件夹与我的团队高效协作，这些文件夹非常适合组织共享文档。这可能有助于简化沟通，并确保每个人都能访问最新文件。
- 版本控制： 我旨在通过 SmartSheet 的版本控制来管理文档修订，这有助于通过确保访问最新文件并保留编辑的完整历史记录来避免混淆。
- 精细权限： 它有助于通过必需的权限设置来控制文件访问，这是确保敏感文件仅被授权用户查看的好方法。
- 云访问： 此解决方案允许您从任何地方安全地访问和编辑文档，这是增强团队之间实时协作的绝佳选择。
- 文档工作流： 它自动化了重复任务，如审批提醒，这是减少手动工作量和加速流程的最佳方法之一。
- 支持各种文件类型： 此功能非常适合适应不同的团队，因为它支持传统和现代格式，有助于无缝处理任何类型的文档。
优点
缺点
定价
Smartsheet 是一个动态的工作区，可帮助团队管理项目、自动化工作流并快速实现目标。套餐起价为每月 9 美元。享受 30 天免费试用。无需信用卡。
30天免费试用（无需信用卡）
3) Icedrive
Icedrive 为协作和共享文件提供了卓越的功能。在我进行评估的过程中，我发现其智能缓存系统在提供快速简便的文件访问方面给我留下了深刻的印象。它是 Google Drive 的理想替代品，提供零知识加密，可以保护您的信息安全，并且只有您才能访问。
它是一款免费云存储工具，让您感觉像在使用物理硬盘驱动器。您可以使用文件托管服务的所有功能，例如编辑、删除、上传、打开等。它是最佳云存储平台之一，具有智能缓存控制操作，可帮助您在安装后立即访问文件，而无需等待同步。
功能
- 文件版本控制： 我可以依赖文件版本控制来维护以前的文件版本，这有助于在需要时回滚到早期版本。这对于高效跟踪更改至关重要。
- 虚拟驱动器集成： Icedrive 允许您将云存储挂载为计算机上的虚拟驱动器，从而提供了一种轻松访问文件的便捷方式，就像它们存储在本地一样，避免了手动同步。
- 客户端加密： Icedrive 提供最有效的零知识加密。它确保文件在上传到您的设备之前就已经在您的设备上加密，这对于维护机密性和安全性至关重要。
- 文档查看器： 它包含一个内置的文档查看器，允许您预览流行的文件格式而无需下载。这是提高工作流程效率和节省时间的绝佳方式。
- 高级共享： 这支持通过密码保护和过期日期进行安全文件共享，这是确保文档仅供预定收件人访问的最佳方式。
- 智能缓存： 它利用智能缓存机制，帮助您快速访问常用文件，同时最大限度地减少本地存储使用，这是确保高效文档检索的绝佳选择。
优点
缺点
定价
Icedrive 套餐起价为每月 3.99 美元，提供 150GB 存储空间。年度付款可享 20% 折扣。
终身免费基础套餐，提供 10GB 免费存储
4) DocHub
DocHub 是一个全面的文档管理和 PDF 编辑平台。在我进行评估的过程中，我发现它在简化文档工作流和提高生产力方面表现出色。此应用程序允许您无缝编辑、签名和共享文档，而无需在多个工具之间切换。它使用先进的安全措施，这是确保安全文档处理和符合行业标准的最佳方法之一。
它允许您使用电子签名、表单填写和实时协作等工具高效管理 PDF 文档。DocHub 的客户支持可通过多种渠道获得，确保在需要时随时提供帮助。
功能
- PDF 编辑和注释： 我可以说 DocHub 的 PDF 编辑功能是高效修改文档的最佳方式之一。它允许您直接在 PDF 中添加文本、图像和注释，无需额外的软件。
- 电子签名： 借助 DocHub，我可以致力于通过具有法律约束力的电子签名来增强文档处理。它有助于减少周转时间，无需打印和实体签名，这是加速业务流程的绝佳方式。
- 表单创建和填写： 简化数据收集至关重要。DocHub 的表单创建和填写功能提供了一个解决方案，具有自定义模板和自动字段检测，非常适合高效的文档处理。
- 云集成： 这可能有助于统一您的工作流程。DocHub 允许您与 Google Drive、Dropbox、OneDrive 和 Box 无缝集成，这是跨平台平滑文档同步的绝佳选择。
- 实时协作： 这可能有助于增强团队合作。DocHub 的实时协作功能允许多个用户同时处理文档，确保结构化和高效的工作流程。
- 文档模板： 加速文档创建的最简单方法之一是使用 DocHub 广泛的模板库。它允许您自定义模板以实现最高效的文档标准化。
- 高级搜索： 快速查找信息的好方法是利用 DocHub 的高级搜索功能。它通过关键字和元数据帮助您在文档中查找特定内容，以实现最高效的文档检索。
优点
缺点
定价
DocHub 提供具有基本功能的免费套餐。专业套餐起价为每月 8 美元/用户，提供高级功能和无限文档。
终身免费基础版
5) Bit.ai
Bit.ai 是一款智能文档管理系统，可帮助公司管理跨项目、团队和部门的信息。在我研究期间，我发现该工具可以轻松创建无限工作区。重要的是要将文档组织到文件夹和子文件夹中，而 Bit.ai 提供了一种简单的方法来做到这一点。该程序提供的模板非常适合为您的文档带来全新现代的设计。
Bit.ai 成立于 2016 年，是一款多功能工具，非常适合管理和创建内容。它支持 100 多种文件格式，并提供 1GB 的免费存储空间。用户受益于与 Tableau、Box、Airtable、Figma 和 Dropbox 的无缝集成。此外，Bit.ai 提供针对营销和教育等各个领域的模板，并以 256-AES 和 TLS 加密确保您的数据安全，符合 GDPR 和 PCI 标准。
功能
- 可扩展工作区： 最好使用 Bit.ai 的可扩展工作区来组织跨团队的项目。无论您是管理小型团队还是大型组织，这都可以让您保持效率。
- 通用搜索： Bit.ai 的通用搜索功能非常适合快速查找嵌入式内容和文档。它通过在一个地方提供您需要的所有内容来帮助您节省时间。
- 高级共享： Bit.ai 支持可跟踪链接和密码保护文档等高级共享选项，这对于安全共享和控制敏感信息非常有利。
- 交互式智能文档： 我可以利用 Bit.ai 无缝创建交互式“动态”文档，这非常适合集成视频、图像和其他富媒体。这可能有助于促进团队协作。
- AI Genius Writer： Bit.ai 的 AI Genius Writer 是内容创作的绝佳解决方案。它可以帮助您生成模板、集思广益，并简化研究，从而节省时间和精力。
- 实时协作： 我旨在通过 Bit.ai 与我的团队进行实时协作，这让我可以轻松地协同工作，无论身在何处。这是提高生产力的最有效方法之一。
- 自定义模板： 此功能提供数百个预制模板，用于 SOP、会议记录和教程。这是使内容创建既快速又专业的绝佳方式。
优点
缺点
定价
Bit.ai 工具套餐起价为每月 8 美元，年度付款可享 25% 折扣。您也可以通过 7 天免费试用进行尝试。
链接： https://bit.ai/
6) IncoDocs
IncoDocs 是一款帮助您为出口商和贸易公司进行文档数字化管理的解决方案。在我进行分析的过程中，我发现它是用更少的时间创建销售和装运文件之一的最佳工具。它最大限度地减少了手动数据输入，并有助于避免装运延误。IncoDocs 使团队能够在共享工作空间中协同工作，这对于远程任务至关重要。它还将文档模板安全地存储在云中，提供了更高效的出口流程。
IncoDocs 是一款多功能文档管理软件，成立于 2016 年，可从任何设备访问。它允许您轻松创建商业发票，并提供各种销售文档的模板。该工具与 Xero 和 QuickBooks 无缝集成，并支持多种文件格式。
功能
- 可重用数据库： 我发现使用可重用数据库很有帮助，它允许您存储产品详细信息和联系信息。这是节省重复输入时间的最便捷方式之一。
- 数字签名： 这个出色的解决方案可帮助您使用数字签名和公司印章对文档进行数字签名和盖章，从而无需打印和扫描，实现无缝的无纸化工作流程。
- 集成： 考虑其 API 和系统集成是一个好主意，它允许您连接到 ERP、TMS 和其他系统。这是减少手动工作量的最有效方法之一。
- 文档模板： 访问 30 多个 UNLK 对齐的模板，包括商业发票、提单和原产地证书，这至关重要。这有助于确保您符合国际标准。
- 数据同步： 此功能有助于通过在主文件中输入一次装运详细信息来最大限度地减少错误，数据会自动同步到相关文档。
- 基于云的工作空间： 非常适合在共享的云基础环境中与团队成员协作，让您可以实时访问文档并增强运营透明度。
- 安全文档共享： 此功能非常适合将敏感信息安全地传输给合作伙伴和客户，有助于避免数据泄露并确保效率。
优点
缺点
定价
IncoDocs 简化了进出口文件，提高了全球贸易效率。价格：每月 29 美元，年付可享 20% 折扣。享受终身免费基础套餐。简化、整理和加速您的贸易。
7) Templafy
Templafy 是一款出色的文档管理解决方案。我分析了它的功能，它通过根据员工的角色向他们展示正确的内容给我留下了深刻的印象。仪表板易于导航，可让您轻松管理内容。在我进行评估的过程中，我看到了它如何将 DMS 数据直接链接到文档，从而创建更快的流程。我推荐它给希望保持文档存储准确可靠的企业。
Templafy 成立于 2016 年，允许您连接和组合来自 DMS 的数据，提供云存储解决方案，确保您可以从平板电脑和智能手机等各种设备访问文档。
功能
- 自动化文档生成： 我可以使用基于规则的自动化和 GenAI 来编译完整的文档。这是从内部库或第三方集成中提取最新内容的最便捷方式之一。
- 集中式内容库： Templafy 允许您在一个地方访问所有资产，这对于构建个性化库非常有利。这可能有助于提高效率，而无需切换不同的应用程序。
- 电子邮件签名管理： Templafy 帮助您在低代码环境中创建和管理电子邮件签名。这是快速推出更新或广告系列的最佳方式，无需 IT 协助。
- 智能模板： 我可以通过自动合并视觉识别、品牌指南和法律免责声明到模板中来确保一致性和合规性。这有助于您节省时间并避免跨文档类型的手动错误。
- 动态内容集成： 这是通过从内部和外部库提取内容来自动化必需元素的绝佳方式。这使您能够高效地自定义，同时在需要时保持合规性。
- 实时模板管理： 这有助于通过集中式模板管理来保持所有内容更新。确保所有用户可以实时访问最新版本可能很有帮助。
- 用户管理： 通过集中的管理面板管理用户配置文件和访问级别至关重要。这使您可以直观地扩展和保护内容管理。
优点
缺点
定价
Templafy 提高了文档创建和管理的效率。请联系销售团队了解价格。
链接： https://www.templafy.com/home/platform/
8) Bitrix24
Bitrix24 为需要文档管理软件的团队提供了出色的解决方案。我审查了它的功能，它们非常适合小型或大型团队。它支持云和本地系统，并提供源代码访问。此工具有助于存储重要文件，包括视频、文档和演示文稿，供私人或共享使用。我发现其版本跟踪系统在组织文件方面令人印象深刻。
Bitrix24 成立于 2012 年，提供文档管理中心，拥有5 GB 的免费存储空间。它会自动将文档保存到您的帐户，支持多种文件格式，并提供可配置的访问权限。Bitrix24 非常适合那些寻求全面、安全和高效的文档管理解决方案的人。
功能
- 实时协作： 无缝的团队合作至关重要。Bitrix24 允许您与同事或外部用户同时共同编辑文档，确保项目保持最新和有条理。
- 文件存储和共享： 使用 Bitrix24 的文件存储选项是保护文件的绝佳方式。它帮助您轻松存储和共享文件，同时确保从桌面和移动设备进行访问。
- 版本历史记录： 此功能允许您通过版本历史记录跟踪编辑，文档锁定功能可帮助您避免在关键更新期间意外更改。这对于确保数据完整性最有效。
- 访问权限： 配置访问权限以保护敏感数据的想法很好。Bitrix24 帮助您确保只有授权人员才能查看和编辑关键文档。
- 文档创建和编辑： 我可以使用 Bitrix24 实时创建和编辑文档、电子表格和演示文稿，它支持 docx、pptx 和 xlsx 等格式。这可能有助于有效地增强团队协作。
- 移动访问： 使用 Bitrix24 的移动应用程序可以在旅途中访问、编辑和共享文档，这非常有用。这非常适合在办公室外保持高效。
- 自动化文档工作流： 简化文档审批最有效的方法之一是通过 Bitrix24 的自动化工作流。它有助于您确保团队之间的一致性和及时处理。
优点
缺点
定价
Bitrix24 套餐起价为每月 49 美元。年度付款可享高达 20% 的折扣。免费试用 30 天。
链接： https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php
9) Bynder
Bynder 是内容管理的顶级选择。我测试了它的文档管理功能，它使我的工作流程更快、更高效。它非常适合需要快速创建视频并将其交付给团队的专业人士。我建议您注意它确保品牌合规性的能力。根据我的经验，该工具非常适合简化资产管理。
Bynder 成立于 2013 年，以加速创意内容生命周期和实现安全文件共享（内部和外部）而受到赞誉。它非常适合旨在高效、安全内容管理和协作的组织。
功能
- 数字资产管理 (DAM)： Bynder 帮助您在一个系统下组织和控制图像、视频和文档等资产。这可能有助于简化工作流程并确保最有效地利用资源。
- 富媒体支持： 我可以自信地说，Bynder 非常适合管理复杂的文件类型。它允许您轻松处理图像和视频，从而增强文档管理的灵活性。
- 自动图像标记： Bynder 允许您使用 AI 自动标记图像，从而更容易高效地对文件进行分类和搜索。这对于简化重复性任务最为有效。
- 视频播放： 由于其直接播放功能，我能够轻松地使用 Bynder 查看和协作视频内容。对于需要无缝视频共享的团队来说，这是一个绝佳的选择。
- 集中式库： 拥有统一的存储库至关重要，Bynder 可帮助您维护安全的库，以便团队一致访问和组织资产。
- 品牌一致性： 此解决方案非常适合通过允许您将材料与您的品牌指南保持一致的工具来确保品牌身份。这有助于实现一致的消息传递。
优点
缺点
定价
Bynder 提供一系列品牌和数字资产管理功能。请联系销售团队获取价格报价。
链接： https://www.bynder.com/en/document-management-system/
10) FileNet Content Manager
FileNet Content Manager 是一款卓越的工具，可让您从文档中检索有价值的信息。我审查了它的功能，发现它提供企业级安全、存储和内容解决方案以及易于实现的工作流。我能够安全地访问多个内容存储，并注意到它如何无缝地自动化文件分类。这可能有助于希望更快、更轻松地协作的团队，使其成为文档管理的卓越选择。
FileNet Content Manager 成立于 1982 年，通过其 API 允许您将内容服务无缝构建并集成到您的业务中。受益于 Salesforce 等集成，它为 PowerPoint 和电子邮件提供了模板。
功能
- 内容捕获和索引： 使用 FileNet Content Manager，我可以自动捕获、索引和组织文档，从而减少手动工作。这对于确保无缝访问和检索非常有利，尤其是在处理大量数据时。
- 高级搜索功能： FileNet Content Manager 允许您使用元数据和全文搜索快速查找文档。这有助于您高效地查找特定内容，这对于节省文档管理任务中的时间非常有利。
- AI 驱动的内容洞察： 分析非结构化数据至关重要，FileNet Content Manager 通过利用 AI 驱动的工具来实现这一点。这有助于您提取洞察并自动化内容分类，这是提高生产力的绝佳方式。
- 内容协作： 此功能非常适合促进实时协作。我可以在 FileNet Content Manager 中轻松共享、编辑和注释文档，而无需切换工具。这是简化团队合作的最佳选择之一。
- 安全文档存储： 通过基于角色的访问控制和加密来确保数据安全非常有帮助。FileNet Content Manager 旨在保护敏感信息，同时保持对行业法规的合规性。
- 工作流自动化： 此解决方案非常适合自动化以文档为中心的工作流。FileNet Content Manager 允许您提高效率并一致地管理任务，这是简化重复流程的最有效方法。
- 可扩展内容管理： 我认为在管理不断增长的业务需求时，可扩展性至关重要。FileNet Content Manager 提供了一种处理大量文档的绝佳方式，其可扩展的架构使其成为各种规模组织的完美解决方案。
优点
缺点
定价
FileNet Content Manager 是一款强大的内容管理解决方案。请向销售部门索取价格报价。
链接： https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager
11) Zoho Projects
Zoho Projects 是一款出色的文档管理和协作工具。我测试了这款工具，发现它在规划项目、分配任务和与团队保持联系方面表现出色。在我看来，它是管理各种类型文件（如文档、图形、视频、报告和电子表格）在同一个位置的最佳解决方案之一。它可以帮助您轻松地与组织共享文件。我推荐这款工具，因为它易于跟踪和管理文档版本。其搜索功能允许您通过关键字快速找到文件标题或内容，使其成为卓越的选择。
功能
- 集中式文件存储： Zoho Projects 允许您在一个集中的位置管理所有文件，包括文档、电子表格和图形。这有助于您避免杂乱，并将一切整理在一个地方。
- 版本控制： 我可以确认 Zoho Projects 提供了一种跟踪更改、修订和更新的最佳方法之一。它有助于您通过详细的注释和作者信息来清晰地了解文件版本。
- 强大的搜索工具： 快速查找文件至关重要，Zoho Projects 的强大搜索工具允许您通过标题或关键字查找文档。这可能有助于简化项目工作流程。
- 实时协作： 此功能允许您实时注释、评论和审查文件。这是减少误解和确保无缝团队合作的绝佳方式。
- 分层文件夹组织： 使用 Zoho Projects 中的分层文件夹是个好主意。这允许您根据团队的工作流程组织文件，使导航轻松直观。
- 审计日志： Zoho Projects 中的审计日志有助于您保持透明度和合规性。这有助于以结构化的方式跟踪所有文档活动，包括编辑和访问。
- 自动化工作流管理： 自动化诸如修订跟踪之类的重复任务是节省时间的最简单方法之一。Zoho Projects 通过无缝管理工作流来帮助您提高效率。
优点
缺点
定价
Zoho Projects 套餐起价为每月 4.25 美元，年付可享 20% 折扣。通过 10 天试用免费试用。无需信用卡。
链接： https://www.zoho.com/projects/
什么是文档管理系统？
文档管理系统是一种基于云的自动化解决方案，用于创建、组织、共享和保护业务文档和文件。它使您能够轻松跟踪文档版本。这种云存储系统为位于多个地理位置的不同利益相关者提供了更快的审阅和批准工作流程。它允许您轻松地通过平板电脑和智能手机访问业务文档。
我们如何选择最佳文档管理软件？
在Guru99，我们优先考虑信誉，并努力提供准确、相关和客观的信息。在投入了 110 多个小时研究了 39 多个最佳文档管理系统之后，我仔细挑选了顶级选项，包括免费和付费选项。本综合指南深入介绍了每个系统的功能、优缺点和定价，确保您拥有做出明智决策所需的值得信赖的见解。在选择最佳文档控制或管理软件时，安全性、用户界面和集成功能等因素至关重要。请查看以下重要因素，以确保软件符合您的具体要求。
- 搜索： 您必须寻找多种选项，以便快速找到所需的文件。能够按名称、内容、类型和修改日期搜索文档是很好的。
- 简单的文件结构： 文档管理系统必须具有易于使用的文件结构。
- 版本控制： 版本控制或版本化是文档管理软件的重要功能，它使您能够跟踪文件中的更改。最佳 DMS 还应维护旧版本的存档。因此，您可以轻松查看文档中的修改。
- 移动访问： 您必须寻找可以通过平板电脑和智能手机访问的文档管理系统。这将允许您从任何地方查看、修改和共享文件。
- 集成： 文档管理系统应与您已在使用的其他软件（如 CRM 软件和电子邮件客户端）轻松集成。
- 扫描： 文档管理软件应提供文档扫描功能。
- 安全： 文档管理系统必须允许您为特定用户分配访问文件夹和文件的权限。
归档文件的最佳方法是什么？
以下是归档文件的最佳方法
- 字母顺序归档系统： 归档文件的最佳方法是按字母顺序归档您的文件。文件夹名称应根据文档名称。
- 数字归档系统： 需要大量文件的企业（如发票）应创建数字归档系统。
- 类别归档系统： 您需要根据个人、营销、管理和客户数据等类别来整理您的文件。还可以根据需要为每个类别包含子主题。
电子文档管理系统如何工作？
以下是文档管理系统的运作流程
- 捕获文档： 文档捕获功能将帮助您保存文件，以便以后轻松找到它们。这得益于 DMS 的索引功能。您还可以添加一些元数据以便轻松搜索它们。
- 集中式文档存储： DMS 具有集中式文档存储。这对于管理和保留来自多个位置的文档很重要。
- 文档检索和分发： DMS 包括文档检索和分发。确保您能够轻松地使用和共享文档很重要。
文档管理软件有哪些部署选项？
文档管理软件有两种部署选项：1) 基于云的软件和 2) 本地安装的软件。
1. 基于云的软件
基于云的软件托管在互联网上，而不是安装在您的 PC 上。它使您可以在任何地方访问您的文档。
基于云的软件具有以下部署选项
- 它的文档管理成本较低，并提供轻松的可扩展性。
- 数据存储在第三方服务器上。这将减轻控制它的负担。
- 可从任何连接互联网的设备访问。
2. 本地安装的软件
本地安装的软件通常是安装在本地系统上的应用程序。它使您能够轻松地配置、管理和控制您的数据。
本地安装的软件具有以下部署选项
- 这种软件的前期成本较高，但没有经常性费用。
- 实施时间较长。
- 更新由用户负责。
- 所有数据都存储在自行管理的服务器上，这使用户能够很好地控制它。
- 它在数据控制和安全性方面是可自定义的。
结论
文档管理软件简化了文件安全地组织、存储和访问。我认为它对于希望简化工作流程和加强团队协作的企业至关重要。它是一种安全、可靠的解决方案，提供版本控制、合规性和集成功能。请查看我下面的结论，了解该类别的顶级工具。
- Zoho WorkDrive： 一个强大的平台，提供智能搜索、无限版本控制、无缝协作以及与 5000 多个应用程序的集成。它安全、用户友好，并且非常适合各种规模的企业。
- Smartsheet： 一个用于自动化工作流和管理项目的全面工具，提供实时报告和集成选项。
- Icedrive： 一个安全且经济高效的解决方案，提供零知识加密、智能缓存和可靠的文件共享功能。
常见问题
Zoho WorkDrive 是一个面向现代团队、小型企业和大型企业的在线文件存储和内容协作平台。它提供智能搜索以实现即时文件检索，并提供无限版本历史记录以恢复文档。
